商会制度

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公文、档案、印章使用管理制度

杭州市诸暨商会

公文、档案、印章使用管理制度

 

第一章 总则

第一条 为确保本会文件档案资料和印章使用管理规范规范、有序,提高工作效率, 依据《社会团体登记管理条例》、《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理规定》和《杭州市诸暨商会章程》制定本制度。

第二条 秘书长是本会公文、档案、印章管理的责任人,秘书处是公文、档案、印章管理的责任部门,并落实具体保管人,商会财务专用章由本会主管会计负责保管。各部(室)依照本管理制度履行职责。

第二章  公文管理

第三条  本规定所指公文包括:商会需要办理存档的各种函件、文字材料。 

第四条  商会收文管理。

(一)收文范围:各级党委、政府及部门文件(含传真、电报、信函),各级商会、会员单位及相关单位和个人与商会有关的函件(含传真);

 (二)公文办理:签收、登记、分发、拟办、传递、承办、催办、存档、立卷、销毁等程序;

(三)收文当天及时登记、分类、呈送秘书长提出拟办意见,根据情况由副秘书长、秘书长、会长逐级提出批办意见;

(四)按批办意见交由专人抓紧办理,秘书处负责催办;

(五)公文办完后,及时将公文归档、立卷;

(六)没有归档和存档价值的,经鉴别和主管领导批准,可定期销毁。

第五条  商会发文管理。

(一)各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处负责文件审核,报会长或秘书长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。

(二)范围包括:商会向上级部门报出的请示、报告及其它公文材料、省外商会与省内兄弟商会、单位工作联系的各种函件,各种白头文稿;

(三)发文办理包括:拟稿、核稿、签发、登记、批示、核对、缮印、用印、送发、归档、立卷、销毁等程序;

(四)拟稿人员负责文稿结构层次合理、词句规范通顺、数字事实准确,核稿人员负责是否需要行文,是否符合国家法律、法规和政策方针,文种格式是否符合规定;

(五)所有办公起草公文、函、电等由秘书长审阅,由会长签发;

(六)需要编文号、登记的由秘书处相关工作人员办理;

(七)发文要连同签批原稿交秘书处存档。

第三章  档案管理

第六条  下列资料列入商会档案统一管理。

(一)财务资料。会计、出纳所记载的一切账薄、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证等。

(二)会议资料。提交会议(会员代表大会、理事会、常务理事会、会长办公会)等研究讨论的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要等。

(三)会员资料。会员提供的入会申请表、会员登记表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式及本企业相关信息。

(四)书刊资料。付印的书籍、会刊、简报、宣传材料等,刊载商会信息的报纸、杂志及其它信息资料。

(五)文件资料。商会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件,政府有关部门,特别是主管部门发给商会的文件、函件等。

(六)函件资料。以商会及秘书处名义,发出的所有函件、通知等。

(七)组织相关活动的资料。商务沙龙、信息交流,各种座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习、旅游交友等。

(八)档案资料包括:纸介质、磁介质及电子介质等载体形式

第七条  档案资料的收集整理。

(一)由秘书处牵头,负责收集整理和督促各部门收集整理与本会相关的各类资料。

(二)各部门、各分管专项工作的人员(除会计人员外),负责在完成每一件工作后,及时汇总资料,按要求整理归档。

(三)代表本会参加各种外事活动(会议)的资料及代表本会的发言资料,会后要及时交给秘书处,收秘书处进行整理归档。

(四)每年12月份,应将当年的工作资料整理汇总,整理成该项工作的年度档案资料并归档。

第八条  档案资料使用管理的要求。

(一)秘书处负责所有档案资料的收集、整理、归档管理工作。

(二)有关人员查询、使用档案资料时,应予登记;重要资料的查询,应报秘书长审批;办公室应确保档案资料不丢失、不损坏。

(三)本会档案资料必须保证原始性、真实性和安全性,保障本会各项工作的正常开展和延续。

第四章  印章使用管理

第九条  本会印章指商会公章、钢印、财务专用章。

第十条  秘书处根据有关部门的批文,负责印章的刻制、保管和使用记录。

第十一条  印章不使用时,必须妥善保管,有条件时存放于保险柜内。

第十二条  作用本会公章(铅印)需经会长批准,财务专用章经分管财务的常务副会长批准,由受托印章管理人员代行使用权。各部门使用公章前,应报商会领导批准。

第十三条  以本会名义的发文,必须由会长或秘书长签发后加盖本会公章。上报函件、证件、报告等需加盖本会公章的,经呈报部门领导审阅签名,经商会会长或秘书长签名同意后方可办理。

第十四条  商会不给任何单位、企业、个人担保借款、贷款业务或因上述项目出具商会公章。

第十五条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离本会办公场所。特殊情况需要外出使用公章时,必须申请写明其原因,由商会会长或秘书长签字批准后方可使用,事项完成后及时归还。

第十六条  印章因管理不善而造成损失的,直接追究印章管理人员和部门负责人的责任。

第十七条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。

第十八条  本办法由商会办公室负责解释。

ext-al�1 cnp����n style='font-size:24px;font-family:黑体'>杭州市诸暨商会重大活动备案报告制度

 

 

第一条 为规范本会重大活动的管理工作,提高本会工作的透明度,维护会员的合法权益,依据《社会团体登记管理条例》、《浙江省社会团体组织活动规则》有关规定,制定本制度。

第二条 本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本社团(行业)产生重大影响的活动,在规定的时间内,以备案的方式向业务指导单位和社团登记管理机关报告的行为。

第三条 本会重大活动应当严格遵守国家法律法规和《章程》的有关规定,维护会员的合法权益,体现会员的意志,有利于促进行业的健康发展。同时,活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。

第四条 本会重大活动的内容:

(一)或会员代表大会;

(二)修改章程;

(三)创办经济实体;

(四)重大的学术活动;

(五)大型的展览展销活动;

(六)涉外(包括港、澳、台地区)活动;

(七)开展评比、达标、表彰活动;

(八)接受境外五万元以上的捐赠或赞助;

(九)对本行业有重大影响的诉讼活动;

(十)有重大社会影响的活动;

(十一)其他重大活动。

第五条 本会做出本制度第四条内容之一的决定,从决定之日起7天内应当向相关业务指导单位和登记管理机关备案。其中,开展业内评比、达标、表彰活动的,应经会员代表大会通过,并经有关部门批准后报登记管理机关审核备案。修改章程的,按照本会章程规定,在会员代表大会通过后30天内,报登记管理机关核准。开展其他内容的,由协会向登记管理机关和业务指导单位书面报告即可。

第六条 本会重大事项备案报告均以书面形式,主要内容包括:活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。

第七条 本会重大事项备案报告送达后,经受理机关审查,认为活动有违反法律、法规和政策或本会《章程》时,本会应立即停止活动,或进行纠偏后再开展活动。

第八条 重大活动开展结束后,需将重大活动开展成效评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况,书面报告登记管理机关和相应的业务指导单位。

第九条 本会秘书处应及时、完整保存重大活动备案报告资料,规范归档保管。

第十条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。